Dari pengalaman kami mendampingi banyak agensi kreatif, kami sering mendengar bagaimana para founder belajar soal keuangan dengan cara yang sulit: saat uang kas tak cukup untuk membayar gaji bulan depan, padahal proyek di atas kertas terlihat untung. Di momen itu, mereka menyadari bahwa pencatatan keuangan bukan soal angka, tapi memahami apakah bisnis benar-benar menghasilkan dan kreativitas yang dibangun setiap hari punya ruang untuk terus hidup.
Mengetahui bagaimana uang sebenarnya bergerak sering kali menjadi pembeda antara kebebasan kreatif dan kegelisahan terus-menerus.
Jika dilakukan dengan tertib, pencatatan keuangan memberi ruang bagi founder untuk berpikir lebih jernih: bukan sekadar menentukan harga jasa atau menjaga margin, tapi memastikan ide-ide besar bisa dieksekusi dengan aman dan berkelanjutan.
Dari banyak diskusi kami dengan para founder agensi, sebagian besar hanya ingin selalu bisa menjawab tiga pertanyaan sederhana tentang finansial bisnisnya:
Apakah agensi saya benar-benar untung?
Apakah ada cukup uang untuk menjalankan bisnis hari ini?
Dan seberapa kuat kondisi finansial saya sekarang?
Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini sebenarnya ada di tiga laporan dasar yang saling melengkapi.
Profit & Loss menunjukkan pendapatan dan biaya dalam periode tertentu, dan menjadi cermin dari kesehatan model bisnis. Apakah harga jasa cukup menutup biaya, atau justru terlalu rendah hingga membuat setiap proyek berjalan tanpa margin yang aman? Dan yang sering terlewat: sudahkah pencatatan itu diakui di waktu yang tepat, sehingga laporan benar-benar mencerminkan kondisi bisnis saat ini?
Cashflow membantu memahami tempo dalam menjalankan bisnis. Founder bisa memahami pergerakan uang secara riil: kapan dana masuk dari klien dan kapan keluar untuk penggajian dan biaya produksi, sehingga bantu memperkirakan kebutuhan dana untuk menjaga proyek tetap berjalan tanpa gangguan.
Balance Sheet bisa diibaratkan sebagai potret daya tahan bisnis hari ini. Laporan ini menunjukkan seberapa kuat pondasi di balik setiap ide: aset yang dimiliki, kewajiban yang harus dipenuhi, dan ruang gerak finansial yang tersedia untuk proyek berikutnya.
Tiga laporan ini bukan sekadar dokumen keuangan, tapi cara melihat bisnis dari tiga sudut pandang. Profit & Loss membantu melihat hasil nyata dari ide-ide yang dihasilkan, Cashflow membantu menjaga tempo agar bisnis berjalan lancar, dan Balance Sheet membantu melihat seberapa jauh agensi kreatif bisa tumbuh tanpa kehilangan keseimbangan.
Bersama-sama, ketiganya memberi perspektif yang lebih utuh untuk melihat arah bisnis.
Di sektor jasa kreatif, uang hampir selalu keluar lebih dulu: untuk vendor, tim produksi, atau talent. Baru setelah pekerjaan selesai, invoice dikirim dan pembayaran masuk. Tapi sering kali, saat laporan keuangan dibuka, muncul lagi pertanyaan sederhana:
“Kalau semua proyek terlihat untung, kenapa kas masih terasa ketat?”
Terkadang, jawabannya ada pada cara biaya dicatat dan dikelompokkan.
Memahami struktur biaya dengan benar membantu founder menilai bukan hanya profit, tapi juga nilai kerja kreatif di baliknya. Apakah waktu dan energi tim sepadan dengan hasil yang diterima?
Secara umum, biaya di bisnis agensi kreatif terbagi menjadi dua:
CoR (Cost of Revenue): biaya langsung untuk menjalankan proyek, seperti vendor produksi, fotografer, atau talent eksternal.
Opex (Operational Expense): biaya rutin yang tetap ada, seperti gaji tetap, sewa kantor, atau langganan software.
Kesalahan kecil dalam memisahkan keduanya bisa membuat laporan terlihat menipu.
Proyek A terlihat menghasilkan profit Rp50 juta. Tapi setelah biaya vendor video, transportasi produksi, dan talent fee dikelompokkan dengan benar, ternyata proyek hanya menyisakan Rp12 juta. Margin tipis menandakan bahwa satu revisi tambahan dari klien bisa menghapus seluruh profit proyek.
Di banyak kasus, inilah alasan kenapa tim kelelahan di proyek yang “terlihat sukses”, sementara agensi tetap kesulitan menutup biaya bulan berikutnya.
Maka dari itu, memahami struktur dan pola biaya bukan hanya tentang penghematan, tapi tentang menilai keseimbangan bisnis. Dari situ, founder bisa menilai apakah memang ada ruang untuk tumbuh dan kapan harus menata ulang.
Dari penglihatan kami, salah satu kesalahan umum terkait pencatatan keuangan di sektor ini adalah waktu pencatatan yang tidak konsisten.
Revenue diakui saat Purchase Order (PO) diterima, sementara biaya baru dicatat ketika vendor dibayar. Proyek belum berjalan, uang belum masuk, tapi di laporan seolah-olah bisnis sudah menghasilkan, padahal masih ada biaya yang perlu keluar. Akibatnya, laporan keuangan terasa seperti menipu diri sendiri.
Berdasarkan hasil diskusi dan interview dengan beberapa agensi oleh Vito, Finance & Accounting Advisory Lead kami di KarmaClub, banyak dari mereka tanpa sadar mencampur dua pendekatan: cash basis dan akrual. Terlihat sederhana, tapi justru membuat laporan kehilangan makna kapan uang benar-benar diterima, dan kapan nilai bisnis benar-benar tercipta.
Sistem cash basis tampak cukup di awal, ketika jumlah proyek masih sedikit dan ritme arus kas belum rumit. Namun seiring proyek bertambah dan termin pembayaran berlapis, sistem ini bisa menyesatkan. Saldo kas terlihat penuh, padahal sebagian besar masih menjadi kewajiban ke vendor. Sebaliknya, bisnis tampak rugi karena pendapatan yang sudah dikerjakan belum diakui.
Pendekatan akrual bisa memberi pandangan lebih lengkap, karena pendapatan dan biaya dicatat saat nilainya benar-benar terjadi, bukan ketika uang berpindah tangan. Pemilik agensi bisa melihat berapa nilai yang sudah benar-benar dihasilkan, berapa yang masih tertahan di proyek, dan berapa yang harus dikelola agar arus kas tetap sehat.
Dengan cara ini, profit tidak lagi dilihat sekadar dari uang yang masuk, tapi tentang seberapa sehat operasional yang berjalan di baliknya.
Namun, konsistensi dalam mencatat tetap lebih penting daripada sistem yang dipilih. Kejelasan finansial tidak datang dari laporan yang rumit, tapi dari kebiasaan yang teratur. Sama seperti proses kreatif yang baik, ia tumbuh dari disiplin dan kejelasan arah.
Bagi banyak pemilik bisnis kreatif, pencatatan dan laporan keuangan sering kali terasa seperti beban administratif. Namun dari pengalaman kami mendampingi mereka, justru di sanalah pondasi ketenangan mulai terbentuk.
Kejelasan finansial memang bukan tujuan akhir, tapi cara untuk memberi ruang bagi ide-ide besar untuk muncul tanpa tekanan. Karena di balik setiap keputusan, sudah ada keyakinan bahwa bisnisnya berdiri di atas dasar yang kuat.
Mungkin langkah pertama tidak perlu rumit.
Buka laporan keuangan minggu depan, pilih satu proyek yang baru selesai, lalu telusuri kembali: berapa profit sebenarnya setelah semua biaya tercatat dengan benar? Angka itu akan memberi gambaran yang lebih jujur tentang kondisi bisnis yang sedang dijalankan.
